Die Teilnahme am digitalen Versand und die Nutzung des Digitalen Postfachs unterliegen den nachfolgenden Nutzungsbedingungen, welche Sie mit der Registrierung bzw. der Antragstellung auf die Nutzung akzeptieren.
Der digitale Postversand ist ein Angebot der RheinLand Versicherungs AG (nachfolgend RheinLand Versicherungen). Das Angebot beinhaltet den verschlüsselten digitalen Versand von Dokumenten sowie die digitale Aufbewahrung der Dokumente in Ihrem Digitalen Postfach. Informationen zum Digitalen Postfach finden Sie hier.
Mit der Anmeldung zum digitalen Versand erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihnen die Dokumente (z.B. Rechnungen und Versicherungsschein) zu Ihren aktuellen und künftigen Verträgen mit RheinLand Versicherungen grundsätzlich digital zustellen. Sobald Sie unsere Registrierungsmail bestätigt und die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, werden Ihnen die Dokumente im Digitalen Postfach zur Verfügung gestellt und nicht mehr per Post geschickt.
Nutzungsberechtigt sind grundsätzlich alle privaten Versicherungsnehmer*innen eines bei einer Versicherungsgesellschaft der RheinLand Versicherungsgruppe (RheinLand Versicherungs AG, Rhion Versicherungs AG, Credit LIfe AG) abgeschlossenen Vertrages.
Für die Nutzung des Digitalen Postfachs werden keine Gebühren berechnet. Dies gilt auch für den SMS-Versand im Rahmen der Authentifizierung für den digitalen Versand.
Damit Sie am digitalen Versand teilnehmen können und ein Digitales Postfach für Sie eingerichtet wird, ist eine Registrierung erforderlich. Für diese Registrierung ist Ihre einmalige Identifikation über Ihre Postleitzahl sowie eine Versicherungsscheinnummer notwendig. Haben Sie mehrere Verträge bei uns, so gilt Ihre Registrierung für alle Verträge, die unter Ihrer Kundennummer gespeichert sind. Im Rahmen der Registrierung legen Sie fest, über welche E-Mail-Adresse wir Sie über neue Dokumente in Ihrem Digitalen Postfach benachrichtigen sollen. Außerdem müssen Sie eine Mobilfunknummer erfassen. Diese nutzen wir für den Versand von Transaktionsnummern (TAN) zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugten Dritten.
Nach Abschluss der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zu Ihrem persönlichen Postfach. Dieser verändert sich nicht, Sie können ihn z. B. als Favorit in Ihrem Browser speichern. Erhalten Sie ein neues Dokument von uns, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Über die E-Mail können Sie entweder:
- Über den Link zu Ihrem Postfach oder
- über den Link direkt zu dem neuen Dokument gelangen.
Wenn Sie Ihr Postfach aufrufen, müssen Sie sich zunächst immer mit der an Ihre hinterlegte Mobilfunknummer geschickte TAN verifizieren. Dasselbe gilt, wenn Sie ein Dokument mit besonderem Schutzbedarf öffnen wollen. Dokumente mit besonderem Schutzbedarf sind insbesondere solche der Unfall- und Lebensversicherung. Haben Sie sich bereits vorher beim Öffnen Ihres Postfachs authentifiziert, entfällt die Pflicht zur TAN-Eingabe bei Dokumenten mit besonderem Schutzbedarf. Sollten Sie den Link zu Ihrem Postfach verloren haben, können Sie ihn sich gerne hier erneut anfordern.
Sobald neue Dokumente in Ihrem Digitalen Postfach bereit liegen, werden Sie von uns über Ihre angegebene E-Mail-Adresse informiert. Dokumente, die Sie bereits per Briefpost erhalten haben, werden nicht in dem Postfach bereitgestellt. Umgekehrt erhalten Sie die digital im Postfach bereitgestellten Dokumente nicht zusätzlich auf dem Postweg, es sei denn, es stehen gesetzliche oder vertragliche Regelungen einem digitalen Versand entgegen. Die Dokumente werden im PDF-Format bereitgestellt. Sie können diese Dokumente ansehen, herunterladen, speichern und ausdrucken.
Die im Postfach bereitgestellten Dokumente werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach DSGVO bereitgestellt. Sie werden für einen Zeitraum von mindestens 24 Monaten nach deren Einstellung vorgehalten. Nach 24 Monaten kann RheinLand Versicherungen die Informationen auch ohne vorherige Mitteilung an den Nutzer aus dem Digitalen Postfach entfernen. Die Umstellung auf die digitale Zustellung erfolgt sukzessive, so dass Sie einzelne Dokumente vorübergehend noch per Post erhalten. Ein Anspruch auf Zustellung eines bestimmten Dokuments oder aller Dokumente in das Digitale Postfach besteht nicht. Die RheinLand garantiert die Unveränderbarkeit der Daten, sofern die Daten im Postfach gespeichert oder aufbewahrt werden.
Sie haben erst nach vollständiger Registrierung Einblick in ihr Digitales Postfach.
Sorgfaltspflichten und Verantwortlichkeit
Das Digitale Postfach ersetzt den Postversand. Daher sind Sie, wie bei einem Briefkasten, zu folgenden Dingen verpflichtet:
- Sicherstellung der Erreichbarkeit über den digitalen Postversand
- Regelmäßige Kontrolle auf den Eingang neuer Nachrichten, insbesondere nach Erhalt einer E-Mail- oder SMS-Benachrichtigung darüber, dass neue Nachrichten vorliegen.
Um das zu gewährleisten, müssen Sie stets eine gültige E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer hinterlegt haben. Sollten sich Ihre Kontaktdaten ändern, müssen Sie umgehend Ihre hinterlegten Daten aktualisieren. Ihre Daten können Sie eigenständig in Ihrem Digitalen Postfach über einen Link in der Fußzeile ändern. Aus Sicherheitsgründen sollten nur Sie selbst Zugriff auf das E-Mail-Konto und das Mobiltelefon haben.
Schützen Sie Ihr E-Mail-Postfach und Ihr Mobiltelefon vor unbefugtem Zugriff mit einem sicheren Passwort. Sie sind außerdem dafür verantwortlich, die Links zu Ihrem Postfach und den Einzeldokumenten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen. Leiten Sie unsere E-Mails und die darin enthaltenden Links – zur Sicherheit Ihrer Daten – nicht an unbefugte Dritte weiter.
Informations- und Anzeigepflichten
Sollten Sie den Verdacht haben, dass ein Dritter Zugang zu Ihrem Postfach hat (z. B. weil Ihr E-Mail-Konto gehackt wurde), so sind Sie dazu verpflichtet, dass unverzüglich RheinLand Versicherungen mit einer E-Mail an die folgende E-Mail-Adresse zu melden: datenschutz@rheinland-versicherungen.de. Ihr Digitales Postfach wird dann vorübergehend deaktiviert, bis Sie gewährleisten können, dass keine unbefugten Dritten Zugriff darauf haben.
Wir verwendet für den E-Mail-Versand eine Transportverschlüsselung (derzeit die sogenannte Transport Layer Security, kurz TLS). Die Verschlüsselung ermöglicht eine abgesicherte und zuverlässige Datenübertragung zwischen Rheinland Versicherungen und Ihrem E-Mail Provider. Die Transport-verschlüsselung verhindert den Zugriff Unberechtigter während des Transports. Sie verhindert nicht den Zugriff auf den E-Mail-Inhalt nach Posteingang in Ihrem E-Mail-Account.
Zur Sicherheit Ihrer Daten ist der Aufruf Ihres Digitalen Postfachs nur über einen personalisierten Link möglich. Außerdem müssen Sie sich beim Aufruf des Postfachs mit einer TAN authentifizieren, den Sie von uns per SMS erhalten. Der Aufruf einzelner Dokumente ist durch individuelle Links zu den jeweiligen Dokumenten geschützt. Dokumente mit einem besonders hohen Schutzbedarf, wie Dokumente der Unfall- oder Lebensversicherung, können nur aufgerufen werden, wenn Sie sich per SMS-TAN authentifizieren. Aus Sicherheitsgründen ist die SMS-TAN nur zehn Minuten gültig.
Die Nutzungsvereinbarung läuft auf unbestimmte Zeit. Sie gilt auch nach Beendigung aller abgeschlossenen Versicherungsverträge, solange Sie das Digitale Postfach nutzen.
Beendigung des digitalen Versands
Sie sind jederzeit berechtigt, den digitalen Versand ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen. Die Kündigung bedarf der Textform. Bitte nutzen Sie für Ihre Kündigung unser elektronisches Formular zur Abmeldung. Dieses können Sie über folgende Wege aufrufen:
- Link in den E-Mails zum digitalen Versand
- Link in der Fußzeile Ihres Digitalen Postfachs
Alternativ können Sie auch Ihren Vermittler kontaktieren. Nach der Abmeldung vom digitalen Versand wird der Dokumentenversand wieder auf Briefpost umgestellt. Aus technischen Gründen kann es in den ersten Wochen nach der Kündigung noch vereinzelt zum digitalen Versand kommen. Ihr Postfach und die darin enthaltenden Dokumente stehen Ihnen nach der Kündigung auch weiterhin zur Verfügung.
Löschung des Digitalen Postfachs
Wir sind berechtigt, die Nutzung des Digitalen Postfachs mit einer Frist von zwei Monaten zum Ersten eines Monats zu kündigen. Die Kündigung erfolgt in Textform z.B. durch ein Dokument in Ihrem Digitalen Postfach. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Wir haften für die inhaltlich richtige Übermittlung der von ihr zur Verfügung zu stellenden Dokumente und Informationen. Wir haften jedoch nicht dafür, dass das Digitale Postfach und die dort angebotenen Dokumente und Services ununterbrochen zur Verfügung stehen. Der Zugriff auf die Plattform kann von Unterbrechungen, Fehlern oder Verzögerungen betroffen sein. Diese können u.a. auf notwendige Instandsetzungs- oder Wartungsarbeiten zum Zwecke des korrekten Ablaufs, oder der Optimierung und/oder Weiterentwicklung der Plattform, auf technischen Problemen bei der Ausführung oder dem Betrieb der Plattform oder hohem Datenaufkommen im Internet oder Infrastrukturausfällen beruhen.
Wir haften nur für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung durch RheinLand Versicherungen (oder deren Dienstleister) beruhen. Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie die Haftung für die Verletzung von wesentlichen Pflichten bleiben unberührt. Gleiches gilt für Pflichtverletzungen unserer Dienstleister.
Der Schutz Ihrer Daten ist für uns sehr wichtig. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung des Digitalen Postfachs finden Sie in den Datenschutzhinweisen.
Im Hinblick auf den technologischen Fortschritt, die Optimierung und Weiterentwicklung des digitalen Versands und des Digitalen Postfachs behalten wir uns vor, diese Nutzungsbedingungen zu ändern. Wir werden Sie mindestens 4 Wochen vor Wirksamwerden in Textform über die Änderungen der Nutzungsbedingungen informieren. Sofern Sie der Änderung nicht bis zu ihrem Wirksamwerden in Textform (z. B. per E-Mail) widersprechen, gelten die neuen Bedingungen als akzeptiert. Im Falle eines Widerspruchs gegen die neuen Nutzungsbedingungen, wird für Sie automatisch der Dokumentenversand wieder auf Briefpost umgestellt. Nach einer Übergangsfrist von drei Monaten wird ihr Digitales Postfach gelöscht. Während dieser Zeit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente herunterzuladen oder die Löschung durch eine erneute Registrierung zurückzunehmen und den Nutzungsbedingungen zuzustimmen.
Für diese Nutzungsbedingungen gilt ausschließlich Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Sollte eine dieser Bedingungen unwirksam, nichtig oder aus irgendeinem Grund undurchsetzbar sein, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen.